Manieren om effectievere vergaderingen te hebben

Als je een Vergaderruimte Utrecht huurt, dan wil je natuurlijk dat je effectieve meetings kunt houden. Vaak is er bij meetings vaak sprake van prietpraat en niet ter zake kunnen komen. Hoe je betere meetings kunt houden lees je in de tips hieronder. 

Zorg voor documentatie 

Bij een meeting heb je te maken met veel opdrachten, maar meestal worden ze niet gedocumenteerd of beoordeeld. Hierdoor worden er meestal maar een paar zaken voltooid. Mochten bepaalde zaken toch worden afgerond tijdens de meeting, dan is het vaak later dan verwacht of op de verkeerde manier. In de laatste drie minuten van de vergadering zou duidelijk gemaakt moeten worden wat er vervolgens gedaan moet worden, wie wat doet en wanneer de follow-up komt. De eerstvolgende meeting begint met de evaluatie hiervan. 

Laat werknemers stoom afblazen 

Wanneer je merkt dat werknemers tijdens meetings hun stoom afblazen, dan kun je het beste een andere bijeenkomst organiseren waar iedereen zijn stoom kan afblazen. Als mensen ergens mee zitten, dan moet je in de Vergaderruimte Utrecht tijd voor ze vrijmaken om naar hun zorgen te luisteren. Organiseer om die reden een aparte meeting. Je kunt de vergadering ook opdelen, zodat er een moment is waar iedereen over hun frustraties kan praten. 

Geef de meeting een definitie 

Aan het begin van de vergadering laat je je werknemers weten in wat voor meeting ze zitten en hoe de beslissingen genomen worden. Gaat de meeting over een kwestie waarover gedebatteerd moet worden, totdat er een beslissing is waar iedereen het mee eens is? Is het een meeting waarin je met je team overlegt en naar ze luistert, maar uiteindelijk zelf de eindbeslissing maakt? Het is belangrijk dat je dit aan het begin van de vergadering kenbaar maakt aan iedereen die bij de meeting aanwezig is. 

Bespreek het met de manager 

Als je zelf geen manager bent, dan kun je met je manager in gesprek gaan over de ineffectieve meetings en wat voor gevolg deze hebben. Ziet de manager dit ook in, en weet hij welke invloed dit op de productiviteit en het team heeft? Je kunt je leidinggevende hierop proberen te wijzen. 

Geen vaste discussie 

Gedragseconomen zijn erover eens dat er een groot vooroordeel is bij vergaderingen die een grote invloed heeft op de besluiten die worden gemaakt, en dat is vastzetten. Wanneer de managers hun mening al delen voordat ze die van anderen gehoord hebben, dan wordt de discussie meteen al vastgezet. Hierdoor gaan de andere werknemers onbewust mee met wat de leiders zeggen. Als je input zoekt van je werknemers, dan is het belangrijk dat je je mening eerst voor je houdt.